Risposte alle domande frequenti (F.A.Q.) di TeleFE
Account e Privacy
Come posso creare un account per usare il programma?
È possibile registrare il proprio Centro alla demo da https://app.telefe.it/
L’acquisto avviene tramite e-commerce Anastasis (www.anastasis.it/prodotti/telefe) oppure Hogrefe, o tramite canali diretti, e si traduce nella creazione del Centro e dell’account del/la referente.
L’account del referente può registrare un numero illimitato di colleghi.
Quali sono i vincoli sulle password degli account?
- Deve essere almeno di 8 caratteri;
- deve contenere almeno una lettera;
- deve contenere almeno un numero o un carattere speciale (cioè un carattere diverso da una lettera).
Come posso gestire la mia password?
Per impostare la tua password la prima volta, clicca sul link dell’email che ti ha inviato il sistema.
La mail ti viene inviata appena richiedi la demo, dopo il tuo primo acquisto oppure se un amministratore ti ha creato un account.
Per modificare la tua password:
- vai su TeleFE: https://app.telefe.it .
- clicca sul tuo indirizzo email in alto a destra;
- clicca su “Profilo”;
- clicca sull’icona per cambiare la password;
- cambia la password e salva.
Se hai dimenticato la password e vuoi recuperarla:
- vai su TeleFE: https://app.telefe.it ;
- clicca su “Password dimenticata”;
- inserisci il tuo indirizzo email;
- clicca su “Invia”.
Ti verrà inviata una mail con un link per impostare una nuova password.
Come vengono salvate le credenziali di accesso?
L’accesso al programma avviene tramite e-mail e password. I dati sono salvati all’interno del database del programma. Le password sono criptate con un hash “one way”.
Dove sono memorizzati i miei dati?
I data center su cui risiedono i dati del servizio sono gestiti da Hetzner e sono collocati esclusivamente nei Paesi che appartengono all’Unione Europea, nello specifico:
- i dati del servizio sono ospitati presso il datacenter di Falkenstein (Germania);
- i backup sono ospitati presso il datacenter di Helsinki (Finlandia).
Per quanto tempo sono memorizzati i miei dati?
I dati all’interno del servizio sono memorizzati per 2 anni dalla scadenza dell’abbonamento.
Un rinnovo dell’abbonamento entro i 2 anni permette di ritrovare tutti i propri dati.
Superati i 2 anni, i dati vengono eliminati automaticamente e non sono più recuperabili.
Chi si occupa dei backup dei miei dati?
I backup dei tuoi dati vengono eseguiti ogni notte tramite script automatici creati e gestiti da Anastasis. I backup vengono conservati su due server, geograficamente separati tra di loro e dal server di produzione.
I backup sono finalizzati ad un eventuale ripristino in caso di disastro, per garantire SLA e integrità dei dati. Non sono finalizzati al recupero di dati eliminati direttamente da te.
Come posso modificare i miei dati?
Per modificare i tuoi dati, entra in TeleFE, clicca sul nome del tuo profilo e seleziona “Il mio profilo”. Effettua quindi la modifica dei dati e salva.
Se vuoi modificare i dati di un bambino che segui, vai alla lista dei bambini, seleziona il bambino e clicca su “Modifica“. Effettua quindi la modifica dei dati del bambino o dei suoi genitori e salva.
Come posso chiedere la cancellazione del mio account?
Per richiedere la cancellazione del tuo account, puoi scrivere a privacy@anastasis.it.
Il nostro servizio di assistenza prenderà in carico la richiesta, ti contatterà per un’ulteriore conferma e per eventuale richiesta di altri dati al fine di espletare la pratica e infine cancellerà i tuoi dati.
Nota bene: La cancellazione comporterà l’annullamento di eventuali abbonamenti in corso e la perdita di tutti i contenuti creati con il programma.
Posso recuperare i dati che ho cancellato o perso per errore?
Per salvaguardare i tuoi dati, in TeleFE non è possibile eliminare gli utenti e i loro relativi contenuti.
Puoi però “archiviare gli utenti”:
Un utente archiviato lo trovi nella sezione “Archiviati” e puoi recuperarlo cliccando su “Attiva”:
Per maggiori informazioni sulla gestione dei dati fai riferimento alla DPIA di TeleFE.
Quali sono i contatti per le segnalazioni?
Per informazioni o richieste che riguardano l’elaborazione dei tuoi dati personali o per segnalare potenziali violazioni dei tuoi dati puoi scrivere a privacy@anastasis.it.
Fai attenzione:
- Anastasis NON chiede pagamenti attraverso l’invio di link a mezzo e-mail;
- Anastasis NON chiede il conferimento di informazioni relative alla propria carta a mezzo e-mail.
Come viene garantita la sicurezza del sistema?
Le misure adottate per garantire la sicurezza dell’applicazione e dei dati in essa contenuti (quali ad esempio i Data Center che ospitano il server dell’applicazione, le certificazioni ISO del fornitore, la crittografia, le modalità di backup dei dati, il sistema usato per sincronizzare l’orologio usato dai log del server e il monitoraggio sulla capacità della struttura) sono descritti nella DPIA di TeleFE.
Anastasis inoltre applica una procedura che garantisce lo sviluppo sicuro.
La segregazione dei dati è garantita dal fatto che ogni applicazione è gestita su un proprio container, mentre la separazione dei dati all’interno dei database è garantita a livello logico da identificazione di utenti e gruppi tramite ID con relativa integrità referenziale impostata su tutti i dati.
In caso di vulnerabilità riscontrate o di problemi tecnici gravi, ti avvertiremo inviandoti una mail che ha come mittente info@anastasis.it.
Vengono eseguiti Vulnerability Assessment?
Anastasis esegue periodicamente Vulnerability Assessment sui propri server.
I report di Vulnerability Assessment al momento non sono pubblici ma, nel caso in cui la cooperativa riscontri delle problematiche si impegna a risolverle e a comunicarle.
Al momento non sono mai state riscontrate problematiche di gravità media o alta.
Come sono comunicate le modifiche al servizio?
Le modifiche al servizio possono essere di tre tipi:
- modifiche infrastrutturali;
- aggiornamenti;
- modifiche documentali.
Le modifiche infrastrutturali prevedono un periodo di disservizio dovuto all’aggiornamento del sistema.
Queste modifiche vengono fatte molto raramente e sono comunicate:
- almeno 15 giorni prima tramite una email e un popup quando si entra nel sistema;
- ad inizio lavori tramite una pagina statica quando si prova ad entrare nel sistema;
- a fine lavori tramite un’email e una notifica quando si entra nel sistema.
Gli aggiornamenti sono aggiornamenti del servizio con nuove funzionalità o con la risoluzione di alcuni bug.
Queste modifiche vengono fatte periodicamente. In caso di nuove funzionalità o di soluzione di bug gravi, vengono comunicate con un popup o con una notifica quando si entra nel sistema.
Le modifiche documentali sono modifiche per adeguare il contratto o l’informativa sulla privacy per renderle sempre aderenti alle leggi, alle nuove funzionalità del servizio o a principi di chiarezza.
Queste modifiche vengono fatte raramente e sono comunicate quando si entra nel sistema. In questi casi viene chiesto all’utente di leggere e approvare i nuovi documenti.
In che modo l'azienda garantisce che i miei dati non vengano visti o aperti da altri utenti?
Per impedire qualsiasi accesso non autorizzato o “sovrapposizione” tra clienti diversi applichiamo un principio rigoroso di segregazione dei dati sia a livello infrastrutturale (dove girano i nostri software) sia a livello di database (dove risiedono le informazioni).
Agiamo cioè su due livelli:
- Isolamento delle Applicazioni (Livello Infrastruttura): ogni nostra applicazione è isolata all’interno di “ambienti protetti e indipendenti” chiamati container Docker. Questo significa che un’applicazione non può interferire con i dati e i processi di un’altra.
- Separazione Logica (Livello Database): anche quando più utenti utilizzano la stessa applicazione, i loro dati non si mescolano mai. Ogni singola informazione salvata nel sistema viene indissolubilmente legata a un codice identificativo univoco (ID) dell’utente e del suo gruppo di appartenenza.
Oltre al controllo degli accessi, il nostro database utilizza una tecnologia nativa chiamata integrità referenziale garantita da chiavi.
In termini tecnici, significa che il database stesso rifiuta a priori qualsiasi operazione che non sia coerente con le regole del sistema. Se un dato non appartiene al tuo specifico ID di gruppo, il sistema lo rende letteralmente invisibile e inaccessibile a chiunque altro.
Le nostre procedure di sviluppo prevedono che ogni nuova feature introdotta nei nostri prodotti sia sottoposta a test che verificano che ogni utente possa accedere, per quanto riguarda la nuova feature, solo ai propri dati e non a dati che non è autorizzato a vedere e/o manipolare.
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